Najważniejsze informacje
Nowelizacja ksh która weszła w życie 13 października 2022 r. wprowadziła nową
regulację – art. 208 1 ksh, przewidujący wymóg protokołowania uchwał zarządu.
Wszystkie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością muszą dostosować swój ład
korporacyjny do tego nowego wymogu.
Dotychczas protokołowanie uchwał nie było wprost wymagane przepisami prawa. W
praktyce zdarzało się to niezwykle rzadko. Najczęściej formalnie w obrocie
funkcjonowały jedynie te uchwały zarządu, które realnie można było wykorzystać np.:
uchwały dot. powołania prokurenta (albowiem to ta uchwała była podstawą wpisu do
KRS), uchwała dot. powołania oddziału lub zmiany adresu (tu także wpis do KRS
następował na podstawie uchwały) lub uchwały dotyczące zgody na zaciągnięcie kredytu
bankowego (podejmowane z uwagi na wewnętrzne wymogi banku dot. konieczności
uprzedniego pozyskania przez spółkę takiego dokumentu).
Czym jest uchwała zarządu?
Uchwała zarządu to wewnętrzna decyzja tego organu spółki w określonej sprawie.
Podejmowanie uchwał należy do kategorii czynności związanych z prowadzeniem spraw
spółki, jako pewne przeciwieństwo czynności związanych z reprezentacją spółki.
Dobrze obrazuje to przykład w którym spółka zamierza zawrzeć umowę kredytu:
1) W pierwszej kolejności zarząd wewnętrznie decyduje o tym, że chce zawrzeć
umowę kredytu i na tę okoliczność w ramach prowadzenia spraw spółki
podejmuje uchwałę.
2) W drugiej kolejności spółka w ramach aktu reprezentacji formalnie zawiera
umowę z bankiem.
Kiedy wymagane jest podjęcie uchwały?
To, kiedy wymagane jest podjęcie uchwały, reguluje art. 208 §4 ksh. W dużej mierze
powyższe zależy zatem od tego, czy dana czynność spółki ma charakter zwykłego
zarządu czy też przekracza zwykły zarząd.
W przypadku czynności, które przekraczają zwykły zarząd, zawsze musi być podjęta
uchwała. W przypadku z kolei czynności, która nie przekracza zwykłego zarządu,
uchwała musi być podjęta tylko wówczas, gdy przed dokonaniem czynności inny członek
zarządu sprzeciwi się jej dokonaniu.
Tym samym jeżeli zarząd Spółki jest jednoosobowy, uchwały winny być podejmowane
(i protokołowane stosownie do wymogu nowego art. 208 1 ksh) tylko w przypadku
czynności, które przekraczają zwykły zarząd.
Protokołowanie uchwały
Wspomniana nowelizacja ksh wymaga, aby uchwała była zaprotokołowana.
Protokół winien obligatoryjnie zawierać:
– porządek obrad,
– imiona i nazwiska obecnych członków zarządu,
– liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały,
– zaznaczenie i ew. umotywowanie zdań odrębnych.
Choć przepis na to nie wskazuje, jest rzeczą oczywistą, iż protokół powinien także
określać datę jego sporządzenia.
Protokół nie musi zawierać treści samej uchwały – nie wynika to bowiem z art. 208 1 ksh.
Tym samym treść uchwały może być objęta samym protokołem, jak też może być
elementem odrębnym – załącznikiem do protokołu.
Protokół podpisuje co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub
zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin stanowi inaczej.
Czy warto wprowadzić regulamin zarządu?
Regulacje ksh dot. trybu pracy zarządu i protokołowania uchwał są dość skąpe i w wielu
aspektach nieprecyzyjne. W praktyce może to prowadzić do niepotrzebnych wątpliwości
lub sporów wewnątrz spółki. Uważam zatem, że wprowadzenie regulaminu zarządu jest
jak najbardziej pożądane, w szczególności w spółkach z zarządem „zewnętrznym” (tj. w
których członkowie zarządu nie są zarazem wspólnikami spółki).
Piotr Proniewski, adwokat Kraków, grudzień 2022
Dodaj komentarz