Aby móc odpowiedzieć na pytanie czy recepcjonista może żądać dowodu osobistego od gościa i go zatrzymać lub skserować należy się zastanowić nad tym jakie dane osobowe może przetwarzać hotel w ramach świadczenia usług na rzecz gościa hotelowego.
Przede wszystkim należy się więc skupić na art. 23 ust. 1. Ustawy o ochronie danych osobowych, który stanowi, że przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:
1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych;
2) jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
3) jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą;
4) jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego;
5) jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
Kiedy więc przetwarzanie danych osobowych jest możliwe ?
Analiza tych przepisów prowadzi do wniosku, że przetwarzanie danych osobowych możliwe jest wówczas, gdy nie sprzeciwia się temu tzw. zasada celowości. Oznacza to, w przypadku hoteli, że mogą one żądać od gości hotelowych jedynie tych danych, które służą ich identyfikacji w celu realizacji umowy.
Stąd też, recepcjonista ma prawo żądać dowodu osobistego od gościa w celu przetwarzania danych niezbędnych dla identyfikacji. Jakkolwiek imię i nazwisko, nr pesel, czy adres zamieszkania są istotne w celu zawarcia umowy z gościem, to już np. wzrost czy kolor oczu nie. Ponieważ dowody osobiste zawierają takie dane (stare dowody, które wciąż funkcjonują w obiegu), to kserokopia takiego dowodu jest niedopuszczalna. Wykonanie kserokopii jest bowiem formą utrwalenia danych, które się w nim znajdują, a to, według ustawy o ochronie danych osobowych, stanowi przetwarzanie danych osobowych, dla którego konieczna jest zgoda osoby uprawnionej.
Jeżeli zaś chodzi o zatrzymanie dowodu osobistego gościa, należy mieć na uwadze, że zatrzymanie cudzego dowodu osobistego bez podstawy prawnej, w myśl art. 79 ustawy o dowodach osobistych, stanowi wykroczenie.
Piotr Proniewski, adwokat Kraków, grudzień 2016 roku
Dodaj komentarz