Prowadzenie spraw spółki a reprezentacja
W pierwszej kolejności należy pamiętać o konieczności rozróżnienia pojęcia prowadzenia spraw spółki od jej reprezentacji. Tym bardziej, że z moich doświadczeń wynika, iż w wielu przypadkach zarządy spółek nie uświadamiają sobie rozróżnienia tych dwóch pól aktywności. W uproszczeniu: reprezentacja to działanie na zewnątrz (czyli np. fizyczne podpisanie przez zarząd jakiejś umowy, na przykład dotyczącej zbycia nieruchomości). Natomiast prowadzenie spraw to działanie wewnętrzne (czyli podjęcie wewnętrznej decyzji o podpisaniu umowy). W praktyce zatem z reguły każdy akt reprezentacji (np. podpisanie lub wypowiedzenie umowy) jest poprzedzony aktem prowadzenia spraw (wewnętrzną decyzją o dokonaniu określonej czynności prawnej).
Tym samym widzimy już, że ewentualna uchwała zarządu o zbyciu/nabyciu nieruchomości, jest kwalifikowana jaka wyraz aktywności na polu prowadzenia spraw spółki.
Zarząd wieloosobowy a zarząd jednoosobowy
Problem podejmowania uchwał przez zarząd nie występuje co do zasady przy zarządach jednoosobowych. Nie ma bowiem praktycznej potrzeby dodatkowego ujawniania woli członka zarządu (w formie uchwały) w przypadku, gdy wszak w sposób wystarczający ujawnia on swoją wolę przy samym zawarciu umowy, tj. już przy akcie reprezentacji. Dochodzi w takim przypadku do swoistej kumulacji w jednej czynności (tj. zawarciu, podpisaniu umowy) aktywności na polu reprezentacji i prowadzenia spraw.
Problem uchwał zarządu występuje zatem wówczas gdy zarząd jest wieloosobowy.
Jako że przepisy prawa nie formułują wymogów co do formy uchwał lub protokołów zarządu (tj. nie ma obligu formy pisemnej lub innej formy szczególnej), to w częstej sytuacji, w której brak jest w tym zakresie szczegółowych zapisów w umowie spółki, uchwale zgromadzenia wspólników lub regulaminie zarządu, problem podejmowania uchwał wystąpi wówczas, kiedy przy zarządzie wieloosobowym występuje zarazem możliwość jednoosobowej reprezentacji. Bowiem jeżeli zarząd jest wieloosobowy (np. 2-osobowy), a sposób reprezentacji wynikający z umowy spółki (i uwidoczniony w KRS) także jest 2-osobowy – wówczas, podobnie jak przy w/w przypadku zarządu jednoosobowego, zarząd podpisując umowę daje zarazem wyraz swojej wewnętrznej decyzji z obszaru prowadzenia spraw spółki.
Gdy jednak zarząd jest wieloosobowy, a sposób reprezentacji taki, że nie jest wymagane współdziałanie wszystkich członków zarządu, wówczas problematyka konieczności podjęcia uchwał faktycznie występuje.
Nie ulega też wątpliwości, że w takim wypadku powinno dojść do podjęcia uchwały zarządu np. co do zbycia/nabycia nieruchomości.
Podkreślić należy jednak raz jeszcze, że przepisy prawa nie formułują wymogów formalnych tak co do formy uchwał, jak i protokołów zarządu.
Tym samym forma podjęcia uchwały i sposób jej zaprotokołowania mają znaczenie stricte dowodowe. Oznacza to, że możliwym jest w mojej opinii podjęcie uchwały także bez zachowania formy pisemnej, tj. w formie ustnych oświadczeń członków zarządu. Wówczas jednak gdyby fakt, treść lub kierunek głosowania nad uchwałą był kwestionowany, wystąpią problemy dowodowe, których można uniknąć, gdyby uchwała przybrała formę pisemną.
Wskazanym jest zatem, aby uchwały zarządu, jak i ew. sporządzane protokoły z posiedzeń zarządu, były utrwalone na piśmie. Można tu posiłkowo stosować wymogi takie, jakie obowiązują w spółce akcyjnej a uregulowane są w art. 376 k.s.h.
Warto pamiętać, że k.s.h. pewne aspekty formalne podejmowania uchwał przez zarząd jednak reguluje.
Zgodnie z art. 208 ust.5 zarząd może podejmować uchwały jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Uchwały zaś zapadają bezwzględną większością głosów.
Umowa spółki może precyzować zasady odbywania posiedzeń, ich protokołowania. Umowa spółki może też modyfikować większość, jaką podejmowane są uchwały zarządu.
Czy brak uchwały zarządu wpływa na ważność umowy zbycia/nabycia nieruchomości?
Brak uchwały nie wpłynie na ważność umowy zbycia nabycia nieruchomości. Uchwały takiej przy zawieraniu umowy nie będzie oczekiwał także notariusz sporządzający akt notarialny (w przeciwieństwie do ew. uchwał zgromadzenia wspólników – to jednak w zależności od treści umowy spółki).
Brak uchwały może jednak skutkować ew. odpowiedzialnością odszkodowawczą członków zarządu w stosunku do spółki – w praktyce wówczas, gdyby do zbycia/nabycia nieruchomości doszło wbrew woli zarządu (czyli np. wówczas gdy przy zarządzie wieloosobowym przy sprzeciwie większości członków zarządu pozostała ich część zbyła nieruchomość zgodnie z zasadami reprezentacji). Może to być oczywiście także okoliczność rzutująca np. na odwołanie członka zarządu lub rozwiązanie wiążącej go ze spółką umowy dot. pełnienia funkcji.
Wnioski
Z punktu widzenia przepisów k.s.h. oraz praktyki wskazać należy zatem na następujące wnioski:
- Nie ma potrzeby podejmowania uchwały zarządu w sprawie zbycia/nabycia nieruchomości wówczas, gdy zarząd jest jednoosobowy.
- Nie ma potrzeby podejmowania uchwały zarządu w sprawie zbycia/nabycia nieruchomości wówczas, gdy zarząd jest wieloosobowy, ale sposób reprezentacji spółki przewiduje współdziałanie wszystkich członków zarządu.
- Nie ma wymogów co do konieczności podjęcia uchwały zarządu w formie pisemnej, jednak wskazanym i wysoce pożądanym jest zachowanie formy pisemnej uchwały zarządu dla celów stricte dowodowych.
- Uchwała zarządu w sprawie zbycia/nabycia nieruchomości powinna być podjęta wówczas, gdy zarząd jest wieloosobowy, a sposób reprezentacji spółki nie wymaga współdziałania wszystkich członków zarządu przy akcie reprezentacji, tj. przy zawarciu umowy.
- Brak uchwały nie rzutuje na ważność umowy zbycia/nabycia nieruchomości, ale może stanowić podstawę odpowiedzialności odszkodowawczej lub organizacyjnej członka zarządu w stosunku do spółki.
Na koniec podkreślę jeszcze jedną istotną rzecz. W przypadku zarządów wieloosobowych zdecydowanie rekomenduję, aby kwestia podejmowania uchwał przez zarząd – wobec szczątkowego jej uregulowania w k.s.h. – była doprecyzowana bądź to w umowie spółki, bądź to w regulaminie zarządu. W takiej bowiem sytuacji udaje się uniknąć szeregu wątpliwych sytuacji, jakie mogą wystąpić w praktyce.
Piotr Proniewski, adwokat Kraków, lipiec 2017 roku
Dodaj komentarz