Kiedy można stosować ryczałtowe odliczenie 50% kosztów uzyskania przychodu w działalności grafików i programistów?

Firma z branży IT zatrudnia na umowy o pracę grafików i programistów, którzy w ramach swoich obowiązków pracowniczych tworzą „utwory” w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Zasadą w przypadku umów o pracę jest obliczanie kosztów uzyskania przychodu kwotowo, na podstawie art. 22 ust. 2 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej jako „Ustawa” lub „Ustawa o PIT”), zgodnie z którym wynoszą one co do zasady 111,25 zł miesięcznie lub 139,06 zł miesięcznie jeżeli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika znajduje się poza miejscowością, w której położony jest zakład pracy.

Niemniej jednak przepisy Ustawy o PIT przewidują w pewnych okolicznościach zastosowanie tzw. podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, m.in. w sytuacji, gdy przychód osiągnięto z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich lub rozporządzania tymi prawami-w takich okolicznościach można zastosować koszty w wysokości 50% uzyskanego przychodu.

Przede wszystkim efekt działalności grafika, programisty czy informatyka musi wpisywać się w określoną w ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych definicję utworu, a więc stanowić przejaw jego twórczej, indywidualnej działalności. Te elementy jego pracy, które uznać należy za odtwórcze, rutynowe, niewymagające kreatywności, nie będą spełniały tego kryterium. Niewątpliwie utworami w rozumieniu przepisów będą tworzone przez pracowników programy komputerowe, bazy danych systemów informatycznych itp..

Dla zastosowania podwyższonych kosztów konieczne jest także ustalenie, że doszło do przeniesienia praw z utworów na pracodawcę oraz do wypłaty wynagrodzenia z tego tytułu. Co do zasady, pracodawca nabywa z chwilą przyjęcia utworu majątkowe prawa autorskie jeżeli pracownik stworzył go w ramach wykonywania obowiązków ze stosunku pracy. Jeżeli więc w umowie o pracę nie znalazło się postanowienie odmienne to do takiego przeniesienia praw dochodzi „automatycznie”. Co do zaś wynagrodzenia za przeniesienie praw to stanowi ono część wynagrodzenia ustalonego w umowie o pracę. Niemniej jednak dla zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu koniecznie jest wyróżnienie w umowie jaka część wynagrodzenia przysługuje pracownikowi z tytułu opracowywania utworów w rozumieniu prawa autorskiego (z 50% kosztami uzyskania przychodu), a jaka część z tytułu pozostałych obowiązków pracowniczych (z zastosowaniem stawki kwotowej z art. 22 ust.2 Ustawy).

Zdaniem organów podatkowych wprowadzenie tego typu podziału wynagrodzenia jak również odpowiednie dokumentowanie prac- utworów chronionych prawem autorskim stanowi podstawę do zastosowania 50% kosztów uzyskania przychodów (tak np. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi, znak: IPTPB/415-258/11-2/KSU, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, znak: IPPB4/415-466/12-3/MP).

Możliwość zastosowania odliczenia w wysokości 50% kosztów uzyskania przychodów została jednak począwszy od 2013 roku znacząco ograniczona. Zgodnie bowiem z ustawą o PIT w roku podatkowym łączne koszty uzyskania przychodów z tytułu prawa autorskich i innych zbliżonych nie mogą przekroczyć 1/2 kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej.
Podsumowując, aby zastosować 50% stawkę kosztów uzyskania przychodu i nie narazić się na negatywne reperkusje ze strony organów podatkowych należy w umowie o pracę przede wszystkim precyzyjnie określić: i.) obowiązki pracownika, które zakwalifikować można jako pracę twórczą podlegającą pod definicję utworu zgodnie z przepisami prawa autorskiego, jak również ii.) część wynagrodzenia, która przysługuje pracownikowi z tytułu przeniesienia praw autorskich (np. 80% z tytułu przeniesienia praw autorskich do stworzonych w ramach stosunku pracy utworów, 20% z tytułu pozostałych obowiązków pracowniczych).

Leszek Przybyłka, adwokat, doradca podatkowy Kraków, czerwiec 2014 roku.