Zryczałtowane koszty odzyskiwania należności w transakcjach handlowych

Istota zryczałtowanych kosztów odzyskiwania należności w transakcjach handlowych

Ustawodawca przewidział specjalne zasady związane z wierzytelnościami w stosunkach pomiędzy przedsiębiorcami, regulując te kwestie w Ustawie z dnia 8 marca 2013 roku o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Oprócz odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych o większej wysokości niż standardowe odsetki ustawowe za opóźnienie, wierzyciel może obciążyć dłużnika zryczałtowanymi kosztami odzyskiwania należności. Koszty te są obliczane jako równowartość kwoty 40 euro przeliczonej na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym roszczenie wierzyciela stało się wymagalne.

Zakres podmiotowy stosowania zryczałtowanych kosztów odzyskiwania należności

Ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych dość precyzyjnie reguluje zakres podmiotowy stosowania zryczałtowanych kosztów odzyskiwania należności. Koszty te stosują się do transakcji handlowych, czyli transakcji, których stronami są wyłącznie podmioty wymienione w zamkniętym ustawowym katalogu. Do podmiotów tych zaliczają się przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców, a także podmioty niebędące w myśl tej ustawy przedsiębiorcami, prowadzące działalność wytwórczą w rolnictwie w zakresie upraw rolnych oraz chowu i hodowli zwierząt, ogrodnictwa, warzywnictwa, leśnictwa i rybactwa śródlądowego. Do katalogu podmiotów objętych regulacją zalicza się także podmioty publiczne, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, osoby wykonujące wolne zawody, oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych oraz przedsiębiorcy z państw członkowskich Unii Europejskiej, państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) lub Konfederacji Szwajcarskiej.

Zasady naliczania zryczałtowanych kosztów odzyskiwania należności

Jak już wspomniano wyżej, kwota, jaką dodatkowo może naliczyć wierzyciel, stanowi równowartość 40 euro według kursu ogłoszonego przez NBP w ostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności roszczenia. Co istotne, kwota ta może być wyższa niż koszty realnie poniesione przez wierzyciela, zaś wierzyciel jest uprawniony do dochodzenia rzeczywiście poniesionych kosztów w wysokości większej, niż wynikająca z ryczałtu. Wymagalność roszczenia o zapłatę równowartości 40 euro odpowiada wymagalności odsetek ustawowych w transakcjach handlowych, tak więc jest ona należna od dnia wymagalności głównego roszczenia o zapłatę. Koszty zryczałtowane są przy tym należne bez wezwania, więc wierzyciel nie musi uwzględniać  ich w wezwaniu do zapłaty, by stały się one wymagalne. Z procesowego punktu widzenia, koszty te zalicza się do wartości przedmiotu sporu, co może mieć wpływ na wysokość opłaty sądowej od pozwu o zapłatę. Od kwoty zryczałtowanych kosztów wierzyciel może naliczać odsetki za opóźnienie, tak jak od każdego wymagalnego roszczenia pieniężnego.

Zryczałtowane koszty a liczba faktur

Wątpliwości w sferze praktycznej może budzić pytanie, czy równowartość 40 euro można naliczyć od każdej wystawionej przez wierzyciela faktury. Ustawa o terminach płatności w transakcjach handlowych w aktualnym brzmieniu stanowi, iż zryczałtowane koszty są należne zasadniczo od jednej transakcji handlowej, czyli jednej umowy zawartej pomiędzy danymi stronami. Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy strony ustaliły w umowie różne terminy zapłaty poszczególnych części świadczenia pieniężnego – wtedy wierzyciel będzie mógł dochodzić zapłaty zryczałtowanych kosztów od każdej z faktur z różnymi terminami płatności, obejmujących poszczególne części świadczenia pieniężnego dłużnika. Koszty zryczałtowane można naliczać do każdej wystawionej faktury także w przypadku różnego rodzaju powtarzalnych świadczeń okresowych, takich jak opłaty abonamentowe czy czynsz najmu, kiedy to należność za każdy kolejny okres rozliczeniowy ma inny termin wymagalności. Ograniczenie naliczania zryczałtowanych kosztów do jednej transakcji handlowej miało na celu zapobiec nadużyciom w postaci rozbijania należności z danej umowy na kilka faktur w celu dochodzenia zryczałtowanych kosztów w zwielokrotnionej wysokości.

Piotr Proniewski, adwokat Kraków, październik 2018 r.