Koronawirus a ład korporacyjny
Epidemia Koronawirusa pociągnęła za sobą liczne ograniczenia m.in. w zakresie organizacji zgromadzeń i przemieszczania się. To zaś mogło istotnie ograniczyć lub uniemożliwić prawidłowe funkcjonowanie organów spółek kapitałowych. Ustawodawca dostrzegł ten problem i w ramach Tarczy Kryzysowej 1.0 wprowadził szereg uproszczeń dot. procedowania zarządów, rad nadzorczych, zgromadzenie wspólników i walnych zgromadzeń akcjonariuszy.
W tym artykule opiszę nowe regulacje dot. odbywania zgromadzeń wspólników spółki z o.o.
Jakie rozwiązania obowiązywały przed Tarczą Antykryzysową
Przed epidemią odbywanie zgromadzenia wspólników w trybie zdalnym było potencjalnie możliwe. Jednak umowa spółki musiała wprost dopuszczać taką możliwość. Aby zatem odbywać zgromadzenia zdalne należało wpierw w trybie tradycyjnego zgromadzenia tradycyjnego (tj. z udziałem osobistym lub przez pełnomocników i protokołowanego notarialnie) dokonać zmiany umowy spółki i zmianę tę zarejestrować w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Zatem spółki które jeszcze przed epidemią zmieniły swoje umowy wprowadzając w/w regulacje także dziś w ramach tych regulacji mogą odbywać zdalne zgromadzenia wspólników.
Nowe możliwości odbywania zdalnych zgromadzeń wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
Tarcza Antykryzysowa zdecydowanie upraszcza możliwość odbywania zdalnych zgromadzeń wspólników przez te spółki których umowy dotychczas nie przewidywały takiego trybu.
Jako zasadę wprowadzono bowiem możliwość zdalnego procedowania. Takie zdalne procedowanie będzie wyłączone tylko wtedy gdy wprost zabrania tego umowa spółki.
Oto krok po kroku co należy zrobić aby legalnie odbyć zdalne zgromadzenie wspólników sp. z o.o.
1. Po pierwsze Rada Nadzorcza Spółki lub Wspólnicy (jeżeli w spółce nie funkcjonuje Rada Nadzorcza) muszą przyjąć regulamin udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków porozumienia się na odległość.
2. Po drugie zwołując zgromadzenie należy określić (i) informację o trybie posiedzenia tj. trybie zdalnym i sposobie uczestnictwa w tym zgromadzeniu (np. poprzez wskazanie konkretnego programu/linku jakie będzie konieczny do udziału w zgromadzeniu (ii) trybie wypowiadania się w trakcie tego zgromadzenia (np. poprzez określony komunikator w formie ustnej lub pisemnie na czacie ) (iii) trybu wykonywania prawa głosu (np. poprzez wypowiedź ustną czy też wpis na czacie) (iv) trybu wniesienia sprzeciwu do uchwał (np. ustnie lub poprzez wpis na czacie).
Oczywiście w trybie zdalnym można procedować także bez formalnego zwołania o ile uczestniczą w nim wszyscy wspólnicy reprezentujący cały kapitał zakładowy !
Regulamin udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków porozumienia się na odległość
Przepisy nie regulują szczegółów dot. treści regulaminu jaki musi mieć Rada Nadzorcza/Wspólnicy aby legalnie procedować w trybie zdalnym; ksh wskazuje jedynie iż regulamin nie może określać nadmiernych wymogów i ograniczeń ponad te które zmierzają do ustalenia tożsamości uczestników i bezpieczeństwa komunikacji.
Regulamin powinien zatem zawierać co najmniej:
– informacje o zasadach identyfikacji wspólników uczestniczących w zgromadzeniu (może to być np. wymóg uczestnictwa w formie video która umożliwi fizyczne rozpoznanie twarzy uczestnika, lub też np. wymóg podania danych które umożliwią identyfikację rozmówcy – na wzór danych jakie każdy z nas podaje często np. na infoliniach dostawców usług telekomunikacyjnych, usług bankowych itp.)
– informacje dot. bezpieczeństwa komunikacji (np. wymóg korzystania z określonego oprogramowania, szyfrowanego połączenia, wymóg złożenia oświadczenia o braku udziału w rozmowie osób trzecich itp.)
Bez wątpienia tworząc w/w regulamin należy podejść do tego pragmatycznie i kierować się zasadą proporcjonalności tj. przewidywać tylko rozwiązania konieczne i niezbędne które z jednej strony dadzą zadość wymogom regulacji ksh, a z drugiej strony nie sparaliżują tego trybu procedowania.
Regulamin może być przyjęty przez Wspólników w trybie uchwały podjętej pisemnie lub obiegowo – zatem także bez konieczności odbycia zgromadzenia! Uchwała o przyjęciu w/w regulaminu nie wymaga szczególnej formy (nie jest wymagane jej zaprotokołowanie przez notariusza).
Jeżeli regulamin przyjmuje Rada Nadzorcza to warto pamiętać iż ma ona możliwość jej przyjęcia na posiedzeniu zdalnym (bo taki tryb procedowania Rady wprowadziła także Tarcza Antykryzysowa) lub obiegowo i pisemnie ew. w formie głosowania zdalnego.
W trybie zdalnym mogą odbywać się także te zgromadzenia które wymagają zaprotokołowania notarialnego tj. np. te które dotyczą zmiany umowy spółki. Wówczas jednak Przewodniczący Zgromadzenia musi fizycznie uczestniczyć w zgromadzeniu równocześnie z Notariuszem; na protokole zgromadzenia zawsze bowiem musi znaleźć się podpis notariusza i przewodniczącego.
Piotr Proniewski, adwokat Kraków, 10 kwietnia 2020 r.
Dodaj komentarz