Amortyzacja licencji komputerowych na gruncie PIT i CIT

Przedsiębiorca zakupił licencje na programy komputerowe na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. W jaki sposób może on rozliczyć poniesione koszty?

W takim przypadku zarówno na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej jako „Ustawa o PIT”) jak i o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej jako „Ustawa o CIT”) najczęściej nie będzie możliwe jednorazowe rozliczenie poniesionego na zakup licencji wydatku. Zastosowanie znajdą natomiast przepisy regulujące zaliczanie takich wydatków do kosztów sukcesywnie, za pomocą tzw. odpisów amortyzacyjnych.

Zarówno przepisy ustawy o PIT jak i ustawy o CIT przewidują amortyzację wartości niematerialnych i prawnych, do których zaliczają się także licencje na programy komputerowe. Jeżeli przedsiębiorca nabywa licencję na potrzeby prowadzonej działalności, a zarazem przewidywany okres jej używania jest dłuższy niż rok, nie może on jednorazowo zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodu, ale zobligowany jest do dokonywania odpisów amortyzacyjnych, aż do momentu, w którym wyniosą one tyle, ile koszt nabycia licencji. Nabyty program należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych najpóźniej w miesiącu, w którym rozpoczyna się jego używanie.

Kluczowa jest także wartość początkowa licencji. Jeżeli wartość ta, będąca ceną nabycia programu komputerowego (przy czym do ceny nabycia wlicza się oprócz kwoty netto należnej sprzedawcy wszelkie dodatkowe koszty związane np. z transportem, instalacją itp.), nie przewyższa 3,5 tys. zł-podatnik może nie dokonywać odpisów i wpisać wydatek do kosztów w miesiącu, w którym rozpoczął korzystanie z licencji.

W przypadku licencji na program komputerowy odpisy amortyzacyjne muszą być dokonywane przez okres nie krótszy niż 24 miesiące, niezależnie od tego, na jak długo podatnik przewidział użytkowanie programu. Prawo nie przewiduje ograniczeń, co do wysokości stawki, niemniej jednak przewidywany najkrótszy okres amortyzacji oznacza, że roczny odpis nie może być wyższy niż 50% wartości nabycia licencji. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby przyjąć stawkę niższą i rozliczać wydatek przez dłuższy okres. Ponadto amortyzacja ma w tym przypadku zawsze charakter liniowej tzn. dotyczy takiej samej kwoty w każdym roku dokonywania odpisów (nie jest możliwe uwzględnienie np. w pierwszym roku użytkowania licencji amortyzacji na poziomie 40% a następnie 20% w następnych 3 latach). Odpisów dokonuje się w równych ratach, co miesiąc, kwartał, albo na koniec roku kalendarzowego.