Regulacje prawne Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
Kwestie związane z tworzeniem, prowadzeniem oraz ewentualną rezygnacją z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) reguluje ustawa z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t. j. Dz. U. 2015, poz. 111 z późn. zm.), dalej jako ustawa.
Zgodnie z ustawą, jeżeli pracodawca na dzień stycznia danego roku zatrudnia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty ma obowiązek utworzyć ZFŚS. Obowiązek ten nie ma jednak charakteru bezwzględnego, ponieważ pracodawca może zrezygnować z ZFŚS – wyjątkiem są tutaj pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, w stosunku do których ustawa nie przewiduje możliwości zrezygnowania z ZFŚS. Z dokonywania odpisów na ZFŚS można zrezygnować w całości bądź w części, np. w sytuacji, gdy pracodawca chciałby pozostawić pewne świadczenia dla pracowników finansowane z ZFŚS, ale zależy mu równocześnie na minimalizacji związanego z tym obciążenia finansowego.
Jakie są wymogi formalne obowiązujące przy rezygnacji z ZFŚS?
Aby zrezygnować z ZFŚS należy jednak pamiętać o spełnieniu określonych wymogów formalnych. Polegają one na wprowadzeniu postanowienia o rezygnacji z ZFŚS do obowiązującego w danej firmie układu zbiorowego pracy lub jeśli nie ma takiego układu, do regulaminu wynagradzania. Jeżeli w firmie działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca musi uzyskać jej zgodę na rezygnację z Funduszu. W razie braku takiej organizacji, potrzebna jest akceptacja przedstawiciela pracowników.
Przykładowe postanowienie o rezygnacji z ZFŚS może mieć następującą treść:
„Od 2016 roku i w kolejnych latach Pracodawca nie tworzy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Środki Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zgromadzone w latach poprzednich będą wydatkowane – do czasu ich wyczerpania – na cele socjalne pracowników.”
Do kiedy pracodawca musi podjąć decyzję w sprawie rezygnacji z ZFŚS?
Przepisy ustawy nie wskazują konkretnego terminu na rezygnację z ZFŚS przez pracodawcę, wydaje się więc, że dopuszczalne jest podjęcie decyzji w tej sprawie nawet z dniem 1 stycznia danego roku, w którym pracodawca osiągnie stan zatrudnienia zobowiązujący do utworzenia ZFŚS. Trzeba jednak pamiętać, że zmiany układu zbiorowego pracy czy regulaminu wynagradzania wymagają zachowania odpowiednich procedur.
Zmiany te wprowadza się stosownie do odpowiednich przepisów prawa pracy, przy czym kluczowe znaczenie ma fakt, iż wprowadzenie zmian niekorzystnych dla pracowników (a za taką należy poczytać rezygnację z tworzenia ZFŚS lub wypłaty świadczeń urlopowych) wymaga zgody działającej w danym zakładzie pracy organizacji związkowej (lub organizacji ponadzakładowej, której członkami są pracownicy danego zakładu) a w przypadku braku odpowiedniej organizacji uzgodnienia z przedstawicielem pracowników.
W jaki sposób wybiera się przedstawiciela pracowników?
Kodeks pracy nie reguluje zasad wyboru przedstawiciela pracowników, zatem zasady wyboru pozostają w swobodzie pracodawcy. Przyjmuje się jednak, że pracodawca powinien przeprowadzić wybory w zakładzie pracy. Należy podkreślić, że przedstawicielem załogi powinna być osoba reprezentująca interesy pracowników, pracodawca nie powinien wskazać takiego przedstawiciela spośród osób, które zarządzają zakładem pracy, ponieważ takie osoby będą sprzyjały pracodawcy. Przedstawicielem pracowników nie powinna być np. główna księgowa.
Co do zasady brak zgody związków zawodowych bądź przedstawiciela pracowników powoduje, że nie można wprowadzić postanowień o nietworzeniu ZFŚS lub zmniejszaniu odpisu.
Czym grozi nieodprowadzanie odpisów na ZFŚS?
Zmiany w w/w dokumentach wchodzą w życie po upływie przewidzianych przepisami okresów „wypowiedzenia, wobec czego należy pamiętać, iż „uprawomocnienie” się decyzji o rezygnacji jest zatem odpowiednio przesunięte w czasie.
Na koniec warto wskazać na sankcje wynikające z nieodprowadzania odpisów na ZFŚS pomimo aktualizacji przewidzianego ustawą obowiązku. Stosownie do art. 12a ustawy naruszenie obowiązków z niej wynikających, w szczególności zatem nietworzenie ZFŚS w sytuacji gdy pracodawca jest do tego zobowiązany, zagrożone jest karą grzywny do 5.000 zł. Jednakże dużo bardziej dotkliwa dla pracodawcy może być konieczność zapłaty zaległych odpisów na ZFŚS wraz z odsetkami za opóźnienie.
Dlatego właśnie w sytuacji, gdy pracodawcy zależy na „zrzuceniu” z siebie kolejnego obowiązku przewidzianego przez ustawodawcę jakim jest ZFŚS bardzo ważne jest aby rezygnacja odbyła się z zachowaniem wszelkich przewidzianych przez prawo wymogów.
Krzysztof Jagielski, aplikant radcowski Kraków, maj 2016 roku
Dodaj komentarz